اصطلاحات مدیریت پیمان و پیمان مدیریت اغلب با یکدیگر اشتباه گرفته می شوند، یا به جای یکدیگر استفاده می شوند، اما آنها در واقع مراحل مختلفی از روند کلی قرارداد را نشان می دهند. برای بیان هرچه ساده تر، مدیریت پیمان کاری است که قبل از انعقاد قرارداد انجام می شود و پیمان مدیریت همه کارهایی را که پس از امضاء انجام شده را پوشش می دهد تا اطمینان حاصل شود که موارد قابل تحویل و مهلت مقرر در توافق نامه رعایت می شود.
نکات مؤثر در تفاوت بین مدیریت پیمان و پیمان مدیریت
- مدیریت پیمان
متخصصانی که مسئولیت مدیریت پیمان یک شرکت را بر عهده دارند کار خود را معطوف به برنامه ریزی و اجرای قراردادها می کنند. روند برنامه ریزی اغلب شامل تأمین منابع شرکای پیمانکاری بالقوه است، به عنوان مثال از طریق ارسال درخواست این کار صورت می گیرد. علاوه بر این، مدیران قرارداد در اتخاذ جزئیات ترتیب قرارداد، کار با شرکای احتمالی برای مذاکره در موارد قرارداد مانند قیمت، برنامه های تحویل و انتظارات عملکرد کمک می کنند.
اگرچه با توجه به واژه مدیریت به نظر می رسد این جنبه از چرخه قرارداد اساساً ماهیتی اداری باشد، اما به استراتژی و زیرکی تجاری زیادی احتیاج دارد. عقد قراردادهای منطقی از نظر قانونی برای موفقیت مالی بسیاری از مشاغل حیاتی است، بنابراین یافتن شرکای مناسب و انعقاد قراردادهای عادلانه ضروری است.
- بهترین روش ها برای تهیه برنامه مدیریت پیمان
ایجاد و پیروی از یک برنامه قوی مدیریت پیمان، تیم شما را در موقعیت خوبی برای مدیریت موفقیت آمیز هر قرارداد جدید در طول چرخه عمر توافق قرار می دهد. این سند رسمی باید جزئیات آنچه در طول مدت توافق از هر دو طرف انتظار می رود را به منظور محدود کردن نقض احتمالی قرارداد یا سایر مواردی که منجر به عدم انجام تعهدات قراردادی طرفین می شود، را توصیف کند. هنگام تهیه برنامه مدیریت قرارداد یا پیمان، پنج روش زیر را در نظر بگیرید.
1. دامنه و موارد قابل تحویل را تعریف کنید
اولین گام برای اطمینان از موفقیت آمیز بودن یک قرارداد یا پیمان، بیان واضح انتظارات، از جمله دامنه و موارد قابل تحویل است. Scope creep موضوعی رایج است که می تواند هر قراردادی را از بین ببرد، بنابراین نوشتن دقیقاً آنچه که قرارداد را انجام می دهد و شامل آن نمی شود به ادامه روند قرارداد کمک می کند.
2. یک جدول زمانی دقیق را وارد کنید
به نظر می رسد جدول زمانی مانند یک داده مشخص باشد، اما برنامه های مدیریت قرارداد باید شامل یک جدول زمانی دقیق برای هر مرحله مهم در طول قرارداد، از جمله تاریخ شروع و پایان پروژه، مهلت های قابل تحویل و به روزرسانی های پیشرفت پروژه باشد.
3. امور مالی را مرتب کنید
برای جلوگیری از اختلافات در قرارداد و حفظ روابط مثبت بین دو طرف، همه افرادی که در روند مدیریت پیمان شرکت دارند باید از شرایط مالی توافق نامه، از جمله ارزش قرارداد، بازه های پرداخت و روند آن برای اطلاع از نیاز به هر گونه هزینه اضافی آگاه باشند ( بسته به نوع قرارداد).
. 4کار را برنامه ریزی کنید
برای اطمینان از شفافیت و پاسخگویی، این طرح باید شامل جزئیاتی در مورد نحوه اجرای موارد تحویل قرارداد باشد، از جمله افرادی که روی هر قسمت از قرارداد کار می کنند (از جمله پرسنل داخلی و شخص ثالث، در صورت وجود). داشتن برنامه ای برای سنجش موفقیت در طول قرارداد، هر دو طرف را در یک راستا نگه داشته و در صورت لزوم امکان اصلاح دوره را فراهم می کند.
5- خطرات را پیش بینی کنید
هر قرارداد با خطر همراه است، اما قرار دادن برنامه هایی برای پاسخگویی به این خطرات، می تواند مانع از آسیب ارتباط شود. خطرات احتمالی هر توافق نامه و مراحلی را که باید در صورت وقوع آن وقایع برداشته شود، را مشخص کنید. ایجاد برخی از انعطاف پذیری ها در جدول زمانی و بودجه، باعث می شود تأخیرهای جزئی، غیر منتظره یا جدی پیش گرفته شود.
پیمان مدیریت
پیمان مدیریت پس از اجرای قرارداد و لازم الاجرا شدن آن صورت می گیرد. بنابراین، این کار به منظور اطمینان از رعایت شرایط و ضوابط مندرج در قرارداد و برآورده شدن رضایتمندی کلیه تعهدات قراردادی یک طرف است.در مرحله مدیریت قرارداد، همیشه ممکن است شرایط تغییر کند و این امر نیازمند اصلاحاتی در قرارداد است. البته، تیم مدیریت قرارداد تمایل به همکاری نزدیک با طرف قرارداد را دارد، بنابراین آنها از موقعیت خوبی برخوردار هستند تا بدانند که آیا رابطه مؤثر است یا اینکه به دنبال فرصت های دیگری است. در نتیجه، منطقی است که مدیران قرارداد در ارتباط نزدیک باقی بمانند، در صورتی که آنها در واقع تیم های جداگانه ای در یک شرکت باشند.