درک سیستم‌های کسب‌وکار می‌تواند دشوار به نظر برسد، اما ما به شما خواهیم گفت که آنها چه هستند، چرا مفید هستند و در چه زمینه‌هایی از کسب‌وکارتان می‌توانید از آنها استفاده کنید..
سیستم کسب و کار چیست؟ّ
سیستم کسب و کار مجموعه ای تعریف شده از اصول، شیوه ها و رویه هایی است که در فعالیت های خاص برای دستیابی به یک نتیجه خاص اعمال می شود. اساساً، این در مورد ایجاد مجموعه ای از میانبرها است که مطمئن می شود همه چیز همچنان به درستی انجام می شود.
شما می توانید برای بسیاری از زمینه های کسب و کار خود سیستم ایجاد کنید. از فروش تا ایجاد استراتژی های بازاریابی، حتی تا مدیریت تمیزی فضای کاری، سیستم ها می توانند همه این وظایف را آسان تر و کارآمدتر کنند.
سیستم ها همچنین برای اتصال بخش ها و عناصر مختلف یک کسب و کار طراحی شده اند تا با یکدیگر برای دستیابی به اهداف تجاری کار کنند.
چرا کسب و کارها به سیستم های تجاری نیاز دارند؟
سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار موثر مزایای بسیاری را برای کسب و کار، کارکنان و مشتریان آن فراهم می کند. در اینجا شش مزیت اصلی وجود دارد.
1.دستیابی به کارایی بیشتر
وظایفی که می تواند توسط یک سیستم تجاری مدیریت شود معمولاً معمولی و تکراری هستند.
اگر این فعالیت‌ها را نتوان با فناوری خودکار کرد، یک سیستم به این معنی است که کارکنان باید زمان و تلاش کمتری را برای انجام این وظایف صرف کنند، که باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه کسب‌وکار می‌شود.
2.مطمئن شوید که وظایف منسجم هستند.
داشتن سیستمی که همه به آن پایبند باشند به این معنی است که هر بار همان کار به روشی یکسان انجام می شود، که باید به نتایج ثابت تری منجر شود.
این در نهایت به بهره وری کسب و کار شما کمک می کند، بنابراین می توانید به مشتریان بیشتری خدمت کنید و درآمد بیشتری کسب کنید.
3.کارکنان در مورد انتظارات شفاف هستند.
سیستم ها به کارکنان هم از نظر رفتار و هم از نظر نتایج، ایده بهتری از آنچه از آنها انتظار می رود می دهند.
4.با سرعت بیشتری مقیاس کنید.
ایجاد مجموعه ای خوب از سیستم های تجاری (Business systems) که با هم کار می کنند تا میزان کارآمدی و بهره وری کسب و کار شما را بهبود بخشند، به شما امکان می دهد با سرعت بیشتری رشد کنید.
5.فرآیندها را ساده کنید.
وقتی سیستم‌ها نوشته می‌شوند یا به‌عنوان نمودار جریان تنظیم می‌شوند، به شما این امکان را می‌دهد که هر گونه برخورد دوگانه‌ای را که اتفاق می‌افتد مشاهده کنید. همچنین به شما کمک می‌کند فرصت‌هایی را برای ساده‌سازی فرآیندها یا حذف مواردی که دیگر مورد نیاز نیستند، بیابید.
6. کنترل بدون ریزمدیریت
سیستم های موثر به صاحبان کسب و کار اطمینان می دهند که کارها طبق برنامه پیش می رود. آنها راهی برای نظارت و کنترل جنبه های کلیدی کسب و کار بدون نیاز به مدیریت خرد ارائه می دهند.
در اینجا می‌توانید درباره اینکه چگونه نظارت بر سیستم‌های کسب‌وکارتان می‌تواند به شما در جلوگیری از بلایای تجاری بالقوه کمک کند، اطلاعات بیشتری کسب کنید.
چگونه یک سیستم تجاری بسازیم؟
ایجاد یک سیستم کسب و کار ممکن است در ابتدا دشوار به نظر برسد، اما یک قدم بردارید، آنگاه، متوجه خواهید شد که ساده است و آن چیزی است که از قبل می دانید کار می کند و تکرار آن برای دستیابی به نتایج تجاری آسان می شود.
1.هدف خود را تعیین کنید.
چه چیزی را می خواهید در کسب و کار خود ساده یا سیستماتیک کنید؟ آیا این باعث می‌شود که فعالیت‌های فروش و بازاریابی شما در بین کارکنان فروش با نقاط قوت یا سبک‌های مختلف سازگارتر باشد؟ یا این است که اطمینان حاصل شود که پرداخت حقوق و دستمزد به طور موثر در هر بار پرداخت انجام می شود؟
مهم نیست که چه چیزی است، شما می توانید یک سیستم برای هر چیزی در کسب و کار خود ایجاد کنید و احتمالاً مفید است اگر این کار را انجام دهید، نه انجام همه چیز به یکباره.
یک فرآیند را در یک زمان برای ایجاد یک سیستم انتخاب کنید. وقتی یکی تعبیه شد، از یکی دیگر شروع کنید.
2.کار را تجزیه کنید.
همه فعالیت‌هایی که در وظیفه‌ای انجام می‌شوند که یک سیستم برای آن ایجاد می‌کنید، چیست؟
فرآیند فعالیت را یادداشت کنید و ابزار یا تجهیزات مورد نیاز برای تکمیل آن را یادداشت کنید. آیا کار معمولاً توسط یک فرد یا تیم انجام می شود؟ آنها از چه تکنیک ها یا مهارت هایی برای انجام کار استفاده می کنند؟
3.بهبودها را شناسایی کنید.
هنگامی که کار ثبت شد، گام به گام به دنبال راه هایی برای بهبود نحوه انجام آن باشید. آیا می توان آن را سریعتر انجام داد؟ آیا امکان گروه بندی وظایف بر اساس تیم یا دوره زمانی وجود دارد؟ آیا منابع یا ابزارهای اضافی به کارایی می‌رسند؟ آیا وظایفی وجود دارد که بتوانید به طور کلی از آنها صرف نظر کنید؟
به عقب برگردید و هر بخش از فرآیند را به طور انتقادی ارزیابی کنید.
4.تست کنید و یاد بگیرید.
بهبودهای سیستم را اجرا کنید و نتایج را مشاهده کنید. اگر سیستم کسب‌وکار، کار می‌کند، کارکنان خود را آموزش دهید و مطمئن شوید که همه نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را با سیستم جدید مشخص می‌کنند.
اگر سیستم کسب و کار کاملاً به نتیجه نرسید، به اصلاح آن ادامه دهید تا زمانی که انجام شود.
انواع سیستم های تجاری (Business systems)
شما می‌توانید سیستم‌ها را به بسیاری از حوزه‌های کسب‌وکار خود معرفی کنید، اما در اینجا سه مورد وجود دارد که فکر می‌کنیم بسیار مفید هستند:
1.تولید سرب
هر کسب و کاری برای کسب درآمد نیاز به فروش دارد. یکی از بزرگترین چالش ها در مورد فروش، یافتن مشتریان بالقوه یا "سرنخ ها" برای فروش است.
روش های مختلفی برای یافتن مشتریان جدید، فروش و خودکارسازی این فرآیندها وجود دارد. اینها شامل تهیه لیستی از مشاغلی است که می توانند از خدمات شما بهره مند شوند و تماس سرد یا ارسال ایمیل سرد به آنها، یا ایجاد فرم های ابراز علاقه که در وب سایت خود قرار می دهید، لیست مخاطبین را برای شما ایجاد می کند.
این باعث می شود تیم فروش شما در زمان زیادی برای تحقیق در مورد مشتریان بالقوه و پیگیری افرادی که با آنها تماس گرفته اند صرفه جویی کند.
2.حقوق و دستمزد
از آنجایی که حقوق کارکنان خود را به طور منظم پرداخت می کنید، راه اندازی سیستم های خودکار حقوق و دستمزد در زمان و هزینه شما صرفه جویی می کند. آنها همچنین سوابقی در مورد این پرداخت ها ایجاد می کنند که برای زمان گزارش مالیاتی به آنها نیاز خواهید داشت.
3.عملیات
کسب و کارها وظایف عملیاتی زیادی دارند که بسیاری از آنها را می توان خودکار کرد.
یکی از نمونه‌های آن استخدام و استخدام کارکنان جدید است. کسب‌وکارها می‌توانند ده‌ها درخواست شغلی برای یک شغل درج شده دریافت کنند. ایجاد یک سیستم برای نحوه اسکن برنامه ها و فهرست نهایی می تواند در زمان صرفه جویی کند. به همین ترتیب، نحوه استخدام کارکنان جدید می تواند ساده و سازگار باشد.
4.موجودی
هر کسب و کاری که محصولاتی را در اختیار دارد باید موجودی خود را مدیریت کند.
با فهرست موجودی که حداقل مقدار را به محصولات خاصی اختصاص می دهد، می توانید به راحتی سهام را مدیریت کنید. اگر مرتباً بررسی می‌شود و در صورت نیاز دوباره آن را تکمیل می‌کنید، کسب‌وکار شما یکی از راه‌هایی است که می‌توانید هر روز به خوبی اجرا کنید.
5.مدیریت نیروی کار
مدیریت کارکنان و ایجاد فهرست‌ها و برنامه‌ها کاری و همچنین درک سطوح شایستگی افراد و نیازهای آموزشی، زمان‌بر است و اگر تعداد زیادی کارمند دارید، ایجاد سیستم‌ها می‌تواند به شما در درک مواردی مانند نحوه برنامه‌ریزی کارکنان برای دوره‌های اوج مصرف و نحوه مدیریت مرخصی تیمی و روزهای بیماری کمک کند.
برای تیم های بزرگتر یا پیچیده، نرم افزار مدیریت نیروی کار ممکن است به شما کمک کند در بالای این سیستم ها بمانید.
ERP 6.
برای کسب و کارهای بزرگتر، برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یا نرم افزار مدیریت کسب و کار، تمام اطلاعات را در یک سیستم جمع آوری می کند. این به شما نظارت بر تمام عملکردهای کسب و کار را می دهد و به شما امکان می دهد فرآیندها را در سراسر تجارت خود به طور خودکار بهبود بخشید.
سیستم های کسب و کار مجموعه ای از فرآیندهای تکراری هستند که هدف آنها دستیابی به یک هدف خاص است.
مزایای سیستم های تجاری شامل کارایی بیشتر، بهره وری، وضوح، ثبات و کنترل است.
شما می توانید سیستم ها را در بسیاری از زمینه ها در کسب و کار خود پیاده سازی کنید، از جمله فروش و تولید سرنخ، حقوق و دستمزد، مدیریت و فعالیت های عملیاتی.