نکته ۱ : فرصت کافی برای ترجمه و تأیید اسناد و مدارک خود در نظر بگیرید (بین ۴ تا ۱۰ روز کاری با توجه به ایام تعطیل، حجم کار دارالترجمه مورد نظر، و ضرب‌الاجل تحویل ترجمه به مراجع مربوطه) تا مشمول هزینه فوریت نشوید و کار شما با دقت بیشتر انجام شود.
توجه ۱: اخذ و صدور برخی گواهی‌ها مانند گواهی عدم سوء پیشینه به دو تا سه هفته زمان نیاز دارد. این مدت زمان را در برنامه زمان‌بندی خود لحاظ کنید.
نکته ۲: نظر به این که اصل مدارک جهت اخذ تأییدات به قوه قضائیه (دادگستری) و وزارت امور خارجه ارسال می‌گردد، مشتری نمی‌تواند اصل مدارک خود را تا قبل از تاریخ تحویل مندرج در رسید، از دارالترجمه دریافت نماید. بنابراین، اگر احتمال می‌دهید که در طول مدت ترجمه و اخذ تاییدات به اصل سند یا مدرک خود نیاز پیدا می کنید حتماً موارد را با متصدی دارالترجمه هماهنگ کنید.
نکته ۳: هجی (spelling) کلیه اسامی خاص (اعم از نام افراد یا شرکت‌ها) را دقیق و خوانا و طبق گذرنامه یادداشت کنید و یا یک برگ کپی از صفحه اول گذرنامه را به همراه اسناد و مدارک به متصدی دارالترجمه تحویل دهید. اسامی شرکت‌ها نیز باید با توجه به هجی به کار رفته در سایت شرکت،سربرگ یا کارت بازرگانی ارائه گردد.
توجه ۱: اگر گذرنامه ندارید یا در مورد هجی اسامی خاص مطمئن نیستید از متصدی دارالترجمه بخواهید که هجی اسامی طبق نظر مترجم رسمی اعمال گردد.
نکته ۴: نوع تأییدیه‌های لازم را مشخص کنید.
برخی مراجع داخلی و سفارتخانه‌ها ترجمه‌ای که توسط مترجم رسمی قوه قضاییه انجام و توسط وی مهر و امضا شده باشد را به عنوان ترجمه رسمی می‌پذیرند، اما اکثر آنها ارباب رجوع را موظف می‌کنند که ترجمه را همراه با تأیید قوه قضائیه (دادگستری) و وزارت امور خارجه تحویل نماید. بنابراین، قبل از تحویل اسناد و مدارک خود به دارالترجمه، با مرجعی که قرار است ترجمه‌ها را دریافت کند تماس بگیرید و ببینید چه نوع تأییدی را لازم دارد. به عبارت دیگر، آیا ترجمه با مهر و امضای مترجم کفایت می‌کند یا حتماً باید به تأیید قوه قضائیه (دادگستری) یا وزارت امور خارجه نیز برسد.
توجه: به طور کلی مدارکی که از زبان فارسی به زبان خارجی ترجمه می‌شوند باید ابتدا به تأیید قوه قضائیه (دادگستری) و سپس به تأیید وزارت امور خارجه برسند. در مورد مدارک خارجی روال کار برعکس است. به عبارت دیگر، مدرک خارجی باید ابتدا توسط وزارت امورخارجه تأیید و پس از ترجمه رسمی بر روی سربرگ قوه قضاییه، به تأیید قوه قضائیه (دادگستری) برسد. معمولاً دارالترجمه‌ها هزینه بابت تأیید هر مدرک توسط دادگستری ۶۰ هزار تومان و وزارت خارجه ۱۰ هزار تومان می باشد که مستقیما به حساب مراجع مذکور واریز شده و خود دارالترجمه بابت این خدمت هزینه ای از مشتریان دریافت نمی کند.
نکته ۵: اصل کلیه اسناد و مدارکی که قرار است ترجمه شوند را با خودبه همراه داشته باشید.
توجه ۱: نوع اسناد و مدارکی که نیاز به ترجمه رسمی دارند و تعداد نسخه‌های لازم را از مراجعی که قرار است ترجمه‌ها را به آنجا تحویل دهید سؤال کنید تا متحمل هزینه‌های اضافی نشوید.
توجه ۲: برخی اسناد و مدارک (اسناد یا مدارک ضمیمه) برای تأیید نیازمند اسناد و مدارک دیگر هستند. به عنوان مثال، اگر بخواهید فقط سند ازدواج را ترجمه کنید، حتماً باید شناسنامه یکی از زوجین را نیز به دفتر دارالترجمه ارائه دهید.
توجه ۳: اخذ تأییدات برخی اسناد و مدارک توسط قوه قضائیه (دادگستری) یا وزارت امور خارجه مستلزم آن است که قبلاً سند یا مدرک به تأیید مرجع صادر کننده یا دیگر مراجع رسیده باشد.
توجه ۴: مترجم رسمی موظف است تمام صفحات سند یا مدرک ارائه شده از سوی مشتری را به زبان مورد نظر ترجمه کند. بنابراین، هرگز تقاضای حذف یا اضافه کلمه‌ای را هنگام ترجمه نکنید.
توجه ۵ :اگر اشکالی در سند یا مدرک شما وجود دارد(از قبیل مشخصات صاحب سندو…) حتماً قبل از مراجعه به دارالترجمه اشکال مورد نظر را از طریق مراجعه به مرجع صادر کننده سند یا مدرک اصلاح کنید. به عنوان مثال، اگر پسوند نام یا تعداد فرزندان در شناسنامه درست درج نگردیده، قبلاً به اداره ثبت احوال رجوع و اشکال مربوطه را رفع کنید.