MRP II چیست؟ در پاسخ به این سوال باید MRP II را یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه تعریف کرد که داده‌های مهم برای تصمیم‌گیری را متمرکز و یکپارچه می‌کند. مدیریت کارخانه شامل فرایندهای بسیاری است. سیستم‌های برنامه تولید، برنامه‌ریزی مواد مورد نیاز، مدیریت تولید، مدیریت انبار، مدیریت مالی، مدیریت پرسنل و هر عاملی که در فرایند تولید اثرگذار است. در کسب‌وکارهای تولیدی، تولید قلب تپنده است و بدون آن عملا سازمان وجود نخواهد داشت. برای مدیریت کارآمد فرایندهای تولید و جلوگیری از زیان‌دهی آن باید دیدِ روشن و شفافی از آن‌چه در کف کارخانه جریان دارد داشته باشیم. در زمانه‌ای که سرعت تولید داده‌ها افزایش چشم‌گیری پیدا کرده نیاز به نرم افزاری که تمام آن‌ها را ثبت، دسته‌بندی و برای گزارش‌دهی استفاده کند نیازی اساسی‌ست.
حالا که صحبت از گزارش‌دهی شد باید بگوییم دو روش برنامه‌ریزی MRP و MRP II اجداد مستقیم روش برنامه‌ریزی منابع سازمان یا همان ERP (Enterprise Resource Planning) هستند. چرا این موضوع را به گزارش‌دهی مرتبط دانستیم؟ نرم افزار ERP سیستم نرم افزاری جامعی است که یکی از اصلی‌ترین ستون‌های آن گزارش‌دهی دقیق و عمیقش است. نرم افزار ERP از تمام فرایندهای درون و برون سازمانی گزارش می‌گیرد و از آن‌جایی که رابطه نزدیکی با مدیریت کارخانه و برنامه ریزی تولید دارد، قادر است در کنار مدیریت اثربخش فرایندها، گزارش‌های متنوعی به صاحبان کسب‌وکار و مدیران کارخانه بدهد. حال بیایید کمی در سوال MRP II چیست عمیق‌تر شویم.
نرم افزار مدیریت کارخانه یا MRP II از داده‌های تولید‌شده درلحظه برای مدیریت فرایندهای تولید استفاده می‌کند. تفاوتی ندارد این داده‌ها برای تهیه مواد مورد نیاز تولید‌اند یا منابع انسانی یا حتی وضعیت در دسترس بودن ماشین‌آلات. مدیریت کارخانه خود نرم افزار کاملی‌ست که یا به تنهایی استفاده یا در نرم افزار ERP با نام ماژول تولید ارایه میشود. یک دوره قبل از MRP II شاهد سلطه‌ی نرم افزارهای MRP بر بازار بودیم. نرم افزار MRP یک سیستم نرم افزاری مبتنی بر بیش‌بینی فروش بود. این نرم افزار از داده‌های موجود، که معمولا سفارش‌ها و سوابق آن بود، برای برنامه‌ریزی حجم تولید، ماشین‌آلات و منابع انسانی مورد نیاز استفاده می‌کرد تا تا برای تولیدی بهینه و به‌هنگام فرایندها را مدیریت کند.
با شروع دهه ۸۰ میلادی صنایع تولیدی نیاز به نرم افزاری داشتند که فرایندهای حسابداری و انبار را هم در یک سیستم یکپارچه با تولید ارایه کند. این نیاز باعث تولید نرم افزار مدیریت کارخانه یا همان نرم افزار MRP II و به تبع آن بروز سوال مهم MRP II چیست، شد. در نرم افزار MRP II شاهد اضافه شدن قابلیت‌هایی مثل زمان‌بندی تولید، لیست مواد، ردگیری انبار، لجستیک، بازاریابی و مالی بودیم. برای مثال اگر نرم افزار MRP قادر بود برنامه تولید را تعریف کند، MRP II می‌توانست در کنار تعریف برنامه تولید، مواد مورد نیاز و زمان‌بندی تولید، محاسبات مالی و اسناد حسابداری آن را نیز تعریف و ارایه کند. در ادامه تفاوت‌های این دو سیستم را خیلی سریع بررسی می‌کنیم:
نرم افزار MRP سه بخش زیر را دارد:
برنامه اصلی تولید
لیست مواد
مدیریت موجودی انبار
نرم افزار MRP II در کنار این سه بخش، این موارد را هم ارایه می‌کند:
برنامه‌ریزی ظرفیت ماشین‌آلات
پیش‌بینی تقاضا
تضمین کیفیت
حسابداری
اما نرم افزار MRP II چیست؟ یک نرم افزار مستقل است یا می‌تواند بخشی از یک سیستم نرم افزاری بزرگ‌تر نیز باشد؟ نرم افزار MRP II تنها نرم افزار مدیریت تولید و مدیریت کارخانه است. بالاتر گفتیم از این نرم افزار یا به‌طور مستقل استفاده میشود یا در قالب یکی از ماژول‌های نرم افزار ERP.