هر چه تکنولوژی پیشرفت می کند تعداد خیلی بیشتری از کسب و کارها در اندازه های مختلف از کسب و کار های خرد تا بسیار بزرگ، در سیستم های خود از دستگاه¬های حضور و غیاب خودکار استفاده می کنند.
14می 2019
به دلایل مختلفی از جمله افزایش سهم بازار ، افزایش تعامل با مشتری ، روحیه بالاتر کارمندان و افزایش درآمد ، از شرکت¬ها خواسته شده است که در سیستم کاری خود تغییر دیجیتالی دهند و از سیستم های دیجیتالی بهره برند. با این وجود، به دلیل این که استراتژی های تحول دیجیتالی ملزم به تغییرات بخش-های زیادی است،این تغییر اغلب یک فرآیند آسان نیست.
در مقاله ای از Harvard Business Review(بررسی تجاری هاروارد) که بر روی علت شکست خوردن بسیاری از تحولات دیجیتالی، در سال گذشته منتشر شد، نویسنده توماس اچ. داونپورت و جورج وسترمن تحول دیجیتالی را به صورت زیر تعریف کردند:
" تحول دیجیتالی به عنوان یک روند مداوم برای تغییر روش تجارت شماست. این تحول نیازمند سرمایه گذاری های بنیادی بر روی مهارت ها، پروژه ها، زیرساخت و اغلب در پاک سازی سیستم های فناوری اطلاعات است. همچنین تحول دیجیتال نیازمند به کارگیری همزمان نیروی انسانی، ماشین ها و فرآیندهای کسب و کار است، با تمام بی نظمی هایی که به همراه دارد."
باید توجه داشت که آنچه اساسا مورد نظر است این است که دیجیتالی شدن فقط یک نوع "پلاگین و بازی " نیست، بلکه نیازمند یک رویکرد و یکپارچه سازی چند لایه بوده که فراتر از پیاده سازی فن¬آوری-های جدید است. در کل، یک روند مداوم در تغییر، شیوه¬ای است که یک شرکت تجارت می¬کند و مانند هر تغییر دیگری، موفقیت، تحول وابسته به پذیرش افرادی است که مستقیماً تحت تأثیر این تغییر قرار می گیرند.
تحول دیجیتال برای موفق بودن نیازمند پذیرش توسط تک تک کارمندان، بدون توجه به اولویت کار و یادگیری و یا حتی دورکار بودن و یا نبودن آن هاست. در حقیقت با توجه به نیروی کار متنوع، پراکنده و زیاد جامعه ی امروزی، پیاده سازی برنامه ی تحول دیجیتال به چالش بزرگتری تبدیل شده است بنابر این مدیران اجرایی شرکت ها باید تعامل با فرهنگ ها و فرایندهای مختلف را نیز بیاموزند.
آنچه که مشخص است در این مقاله نمیتوان به طور جامع به حتی یکی از جنبه های ملزومات اساسی تحول دیجیتال پرداخت. در واقع، مجلاتی نوشته شده است که روند این تحول را به طور عمیق توصیف می کنند. با این حال، از آنجا که شانس موفقیت تحول دیجیتال مستقیماً به افرادی بستگی دارد که بخشی جدایی ناپذیر در اجرای آن خواهند بود، ما توجه خود را به یکی از جنبه های تحول دیجیتال متمرکز خواهیم کرد که آن ادغام یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک است.
چالش های یک سیستم قدیمی
سیستم حضور غیاب دستی کارمندان به ویژه در سازمان ها و اداراتی که بیش از صدها کارمند دارند، احتمالا موجب هدر رفتن بخش زیادی از زمان و هزینه می شود. در بسیاری از موارد داده¬های مربوط به حضور غیاب کارمندان بر روی کاغذ ثبت شده و به صورت دستی جمع آوری می شوند. این فرایند به ناچار منجر به خطای انسانی می¬شود. برای مثال ممکن است ساعت کاری یک کارمند بیش از یک بار ثبت شود یا حتی فراموش کنند که ساعت کار را ثبت کنند. همچنین عوامل دیگری در دقت و صحت این روش موثرند از جمله گم شدن برگه¬های داده ها، دست خط ثبت کننده ی داده ها و ...
عامل مهم دیگری که ممکن است خطا ایجاد کند ثبت حضور و غیاب یک کارمند توسط همکار اوست در واقع در این روش احتمال این خطا بیشتر بوده که باید به آن توجه کرد.
در بخش حسابداری، به یک نیرو نیاز است تا اطلاعات حضور و غیاب را از برگه¬های جدول زمانی در سیستم دیگری وارد کند. همچنین به یک مدیر نیاز است تا وقت خود را صرف مرور ساعت¬ها و وارد کردن تعداد کل کند. این به نوبه خود منجر به صرف قسمت زیادی از پردازش حقوق و دستمزد روزانه برای یافتن و رفع خطاها بوده و اگر مشکلی در روند حضور و غیاب دیر کشف شود، تصحیح آن گاها امکان پذیر نیست.
از دیگر وظایف بخش حسابداری طبقه¬بندی و بایگانی اطلاعات مربوط به حضور و غیاب و جدول¬های زمانی پس از ورود دستی آن¬ها به سیستم های دیگر است. غالبا شرکت¬ها این اسناد را خارج از سایت یا در مکان¬هایی که دسترسی به آن¬ها مشکل است ذخیره می¬کنند. این امر پردازش و ذخیره اسناد کاغذی را به روشی ناکارآمد و غیر قابل اعتماد برای دنبال کردن آمار اشتغال در زمان واقعی و نیز داده¬های تاریخی تبدیل می¬کند. این یک فرآیند دستی زمان بر است که عملا هیچ فرصتی برای تعیین هزینه های واقعی تولید یک محصول یا خدمات باقی نمی گذارد.
چگونه یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک هم به شرکت و هم به کارمند کمک می کند؟
سیستم حضور و غیاب بیومتریک از اندازه گیری مشخصات فیزیکی مردم استفاده می کند و از این اطلاعات برای بررسی زمان ورود و خروج افراد به محل کار بهره می برد. این سیستم ها خیلی بیشتر در محیط هایی با امنیت بالا و صنایع عمومی در حال استفاده هستند و می توانند به صرفه جویی سالانه هزاران دلار در حقوق و دستمزد کمک کنند و نیز زمان هدر رفته ی کارمندان را نیز کاهش دهند.
اگر شما در حال تصمیم¬گیری هستید که آیا این سیستم¬ها برای شرکت و سازمان شما مناسب است یا خیر، در ادامه به تعدادی از فواید واقعی که این سرمایه¬گذاری برای شما خواهد داشت آورده شده است:
تقلب همکاران
مطالعات نشان داده است که حدود 75 درصد از کل زیان حقوق و دستمزد که شرکت¬ها متحمل شده¬اند به این دلیل است که یک کارمند به جای همکار خود ساعت ورود او را ثبت می¬کند. کارمندان به راحتی می¬توانند کارت همکار خود را برای حضور و غیاب استفاده کنند. همچنین می¬توانند از طریق تلفن¬های همراه خود و یا رایانه¬ای دیگر خروج خود را ثبت کنند این در حالی است که زودتر محل کارخود را ترک کرده¬اند.
در حالی که چنین تقلب هایی در سیستم حضور و غیاب کوچک و ناچیز به نظر می¬رسد، اما آن ها جمع می شوند و در نهایت می توانند سالانه هزاران میلیون تومان به شرکت ها زیان برسانند. با استفاده از ساعتهای بیومتریک برند ویردی (Virdi) کارمندی که اثر انگشت ، اثرات دستی یا ویژگی های صورت را می خوانند ، این روش دیگر گزینه ای نیست.
نحوه صحیح ثبت اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب
اطمینان از حضور
در حالی که ثبت زمان ورود از گوشی¬های هوشمند یا رایانه ممکن است ایده¬ی عالی¬ای به نظر برسد در واقعیت، این نوع سیستم¬های حضور مانند دعوت نامه¬ای برای عدم رعایت نظم، به ویژه در مورد کارکنان دورکار هستند. برای مثال ممکن است کارمندان خروجی خود را مدتی بعد از ترک محل کار بزنند. یک سیستم حضور غیاب بیومتریک نیازمند حضور در محل کار است نه از مکانی غیر مرتبط و از راه دور.
افزایش امنیت
با دستگاه های بیومتریک فقط افرادی که به صورت فیزیکی تعریف و تصدیق شده اند قابلیت ورود و دسترسی به محل را دارند. همچنین این دستگاه¬ها قابلیت برنامه¬ریزی و تنظیم شدن برای محدود کردن زمان دسترسی حتی برای افرادی که به صورت فیزیکی تعریف شده¬اند را دارند. با محاسبه هر متغیر، امنیت مکان¬های حساس یک شرکت بشدت افزایش می یابد.
دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد ubiox pro2
افزایش دقت
سیستم¬های حضور و غیاب بیومتریک به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه داده¬های حضور و غیاب را محاسبه می¬کنند. این قابلیت عملا امکان رخ دادن خطا را در محاسبه ی زمان حضور و غیاب هر فرد از بین می برد.
پس انداز پول
اگرچه این سیستم ها به یک سرمایه گذاری اولیه نیاز دارند، اما بسیار سریع اثر آن ها در حفظ سرمایه و زمان شما نمایان خواهد شد. از تقلب کارمندان در زمان حضوری خود گرفته تا کارمندان حقوق و دستمزد که کارهای مربوط به محاسبه ی زمان حضور و غیاب را با میزان قابل توجهی از خطاهای انسانی انجام می دهند، پردازش سنتی حقوق و دستمزد مملو از هزینه است. استفاده از سیستم های حضور و غیاب خودکار زمان های دروغین را از بین می برد، هزینه ی نیروی کار را کاهش می¬دهد، زمان لازم برای محاسبه ی حقوق و دستمزد را کاهش می دهد و خطاها را از بین می برد. در آخر یک سیستم حضور بیومتریک با ساده سازی عملیات مدیریت و افزایش کارایی، در هزینه¬ها صرفه جویی می¬کند.
دوستی با محیط زیست
استفاده از دستگاه¬های حضور و غیاب خودکار نیاز به استفاده از کاغذ، پرینت، فکس یا ... را از بین می برد. مصرف انرژی شرکت در پی کاهش مصرف پرینتر، فکس و دستگاه کپی کاهش می یابد. تغییر کابری به دستگاه¬های حضور و غیاب بیومتریک همچنین به شرکت این امکان را می دهد که با محیط زیست سازگار باشد.
یکی از فواید استفاده از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک این است که کارمندان برای ورود نیاز به ایستادن در صف ندارند. هیچ رمز و یا کدی برای ورود وجود ندارد. فرایند ثبت ورود چند ثانیه بیشتر طول نمی¬کشد. ورود و خروج به محل کار، آسان نیست و می¬توان صحت هر ورود و خروج را ضمانت کرد.
همچنین سیستم های حضور و غیاب بیومتریک که به سرویس¬های ابری بر پایه اینترنت متصل هستند امکان ذخیره¬سازی ایمن و بازیابی آسان سوابق حضور و غیاب کارکنان را فراهم می کنند. و با پشتیبانی از اطلاعات حقوق و دستمزد تمام کارکنان به صورت یکجا، دیگر هیچ زمانی برای جست و جو در اسناد هدر نمی رود.
به علاوه فضای ذخیره سازی ابری مقدار فضای قابل استفاده در اداره را افزایش می¬دهد. این همچنین به این معنی است که اطلاعات حیاتی در برابر اتفاقات طبیعی مانند آتش سوزی و سیل محافظت می¬شود. کارمندان می¬توانند مطمئن باشند که اثر انگشت های ثبت شده ی آن ها به هیچ عنوان و با هیچ هدفی در محیطی خارج از محل کار به اشتراک گذاشته نمی¬شود و فقط برای حضور و غیاب استفاده می¬شوند.
هر چه تکنولوژی پیشرفت می کند تعداد خیلی بیشتری از کسب و کارها در اندازه های مختلف از کسب و کار های خرد تا بسیار بزرگ، در سیستم های خود از دستگاه های حضور و غیاب خودکار استفاده می کنند.
با وجود تمام چیزهای گفته شده، می توان ادعا کرد که استفاده از سیستم های حضور و غیاب در چندین سطح منطقی بوده و راهی برای آینده است.
اطلاعات بیشتر: وبلاگ شرکت طلوع پردیس
منبع: https://industrytoday.com/biometric-time-and-attendance-systems/