پیاده سازی تلفن ویپ در ظاهر ممکن است کار نسبتا آسانی باشد و هر شرکتی مدعی استقرار و پیاده سازی VOIP با بهترین کیفیت و پایداری بالا باشد. اما آیا واقعا این ادعا پایه اساس دارد؟ آیا می‌توان به هر شرکتی برای راه اندازی ویپ اعتماد کرد؟ چگونه یک شرکت خدمات و پشتیبانی VOIPرا انتخاب کنیم؟ مراحل پیاده‌سازی و استقرار چیست و از کجا باید شروع کرد؟ این‌ها سوالاتی هستند که حتما برای هر مدیر یا مسئول یک کسب و کار پیش از اجرایی کردن ایده‌هایی که برای بهینه‌سازی ارتباطات تلفنی خود دارند پیش می‌آید. ما در این مطلب قصد داریم به شما بگوییم که مراحل پیاده‌سازی و استقرار مرکز تلفن ویپ چیست و چگونه می‌توانید بهترین شرکت خدمات ویپ را انتخاب کرده و پروژه خود را به آن‌ها بسپارید.
ویپ چیست و چرا باید از پیاده سازی تلفن VOIP اسفاده کنیم ؟
بهتر است پیش از اینکه بخواهیم وارد مبحث اصلی موضوع مقاله شویم کمی در مورد تکنولوژی ویپ بگوییم. به صورت کلی ویپ به معنای انتقال صدا بر روی بستر شبکه است. تلفن ویپ هیچگونه وابستگی به جغرافیا و منطقه خاصی ندارد. به طور مثال اگر یک شرکت دارای چندین شعبه فعال در کشور یا خارج از کشور باشد، ارتباطات تلفنی به راحتی بر روی بستر اینترنت و تنها با گرفتن یک داخلی صورت می‌گیرد.
یک مرکز تلفن ویپ می‌تواند فروش شما را افزایش دهد، کیفیت پاسخگویی مرکز تماس ویپ را بهبود بخشد، ارائه خدمات را با نیاز و سلیقه مشتریان همسو سازد، گزارشات عملکرد از افراد پاسخگوی شرکت بدهد، مشتریان را در صف تماس با یک موسیقی در انتظار نگه دارد، افراد تماس‌گیرنده را از طریق تلفن‌گویا به بخش‌های مختلف وصل کند و قابلیت‌های بسیار فراوان دیگری که تنها در سیستم‌های تلفنی ویپ در دسترس است را در اختیار شما قرار دهد.
مراحل راه اندازی تلفن ویپ برای مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها
پیاده سازی تلفن VOIP اکثر اوقات به صورت برون‌سپاری یا توسط کارشناس فناوری اطلاعات یک شرکت یا سازمان انجام می‌شود و شاید این سوال برایتان پیش بیاید که چرا مدیران باید در این مورد اطلاعات کسب کنند؟ مدیران مجموعه‌ها معمولا از استقرار و پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی اطلاعاتی ندارند و نمی‌توانند به صورت کامل در جریان مراحل فعالیت کارشناسان شرکت قرار بگیرند. بنابراین این عدم آگاهی باعث می‌شود که نتوانند تحلیل مناسبی از روند پروژه داشته باشند. در ادامه به مهم‌ترین نکات پیاده سازی ویپ اشاره خواهیم کرد.
مذاکره اولیه بر اساس شرح نیاز و دریافت پیشنهادات برای پیاده سازی ویپ
مذاکره، اولین و مهم‌ترین بخش از مراحل پیاده سازی ویپ محسوب می‌شود. در این مرحله است که تصمیم نهایی برای چگونگی اجرای پروژه، انتخاب شرکت خدمات ویپ و ایده‌پردازی‌های اولیه برای افزایش بهره‌وری سیستم تلفن تحت‌شبکه صورت می‌گیرد. پیش از اینکه با شرکت خدمات ویپ قرار مذاکره بگذارید باید برای ثبت شرح نیاز خود اتاق فکری از اعضای شرکت تشکیل دهید تا بتوانید با همفکری سایر همکاران، نیازها و توقعات خود را از مرکزتلفن ویپ بر روی کاغذ بیاورید و در زمان جلسه و مذاکره با شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ به عنوان نیازهای اولیه با آن‌ها در میان بگذارید.
شرکت سرویس‌دهنده برای پیاده سازی ویپ در روز مذاکره برای تکمیل شرح نیاز می‌تواند پیشنهاداتی در راستای پیشرفت و ارتقای سیستم تلفن ویپ به شما داده که در صورت تایید شما عموما در مراحل بعد آن را در قالب پروپوزال نیز ارائه می‌دهد.
بررسی میدانی و فنی کارشناسان برای پیاده سازی تلفن VOIP
پس از آنکه نیازهای اولیه مشخص شد و شرکت خدمات ویپ انتخابی مورد تایید بود، در صورت نیاز کارشناسان فنی شرکت برای بررسی محل پروژه اقدام می‌کنند. در این مرحله بستر شبکه داخلی، اینترنت، محل قرارگیری سرور و تجهیزات و به صورت کلی تمام موارد سخت‌افزاری مورد بررسی قرار گرفته می‌شود تا در روز اجرای پروژه بستر مناسب برای استقرار و پیاده سازی ویپ مهیا باشد.
دریافت طرح پیشنهاد (پروپوزال) از طرف شرکت خدمات ویپ
شرکت خدمات ویپ و پشتیبانی پس از مذاکره و بررسی محل پروژه در صورت لزوم می‌تواند یک طرح پیشنهادی که مجموعه‌ای از ایده‌های مشاور ویپ، مذاکرات و نیازهای اولیه و نتیجه بررسی عملیاتی محل پروژه است را ارائه دهد. این پروپوزال می‌تواند در قالب یک فایل به همراه دیاگرام اجرایی یا به صورت کاغذی جهت اطلاع از روند دقیق پیاده سازی VOIP به شما ارائه شود.
عقد توافقنامه یا قرارداد بر اساس مذاکرات انجام شده جهت شروع مراحل پیاده سازی تلفن VOIP
پس از دریافت طرح پیشنهادی شرکت خدمات و پشتیبانی VOIP، در صورت تایید پروپوزال برای شروع پروژه و ثبت دقیق روند شروع تا پایان پروژه و وظایف شما به عنوان کارفرما و شرکت خدمات ویپ می‌توانید یک قرارداد – توافقنامه مابین خود تنظیم کنید تا تمام مذاکرات و وظایف به صورت مکتوب ثبت گردد. تفاوت قرارداد با طرح پیشنهادی این است که در پروپوزال فقط ایده‌ها و پیشنهادات شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ درج شده است اما در قرارداد اطلاعات فنی وجود ندارد و تمام موارد به صورت کلی و برای هر دو طرح تنظیم می‌شود.
اجرای پروژه و راه اندازی تلفن VOIP در زمان مقرر
یکی از مهم‌ترین مواردی که در پیاده سازی ویپ حائز اهمیت است و در یکی از بندهای قرارداد نیز آورده می‌شود، زمان آغاز و پایان پروژه است. این موضوع باعث می‌شود برنامه‌ریزی دقیق و منظمی برای پیاده‌سازی و بهره‌برداری از سیستم تلفن خود داشته باشد و بتوانید به یک برنامه دقیق پروژه خود را پیش ببرید.
آموزش‌های کاربردی در زمان تحویل سیستم تلفنی VOIP
مرکزتلفن ویپ یک سیستم تلفن تخصصی و کارآمد است که از ماژول و بخش‌های مختلفی ساخته شده است. بدیهی است استفاده از آن نیازمند آموزش است. در زمان تحویل پروژه کارشناس استقرار سیستم تلفن تحت‌شبکه موظف است تا آموزش‌های کاربردی را به مسوول مربوطه بدهد. آموزش کاربردی ویپ جهت راهبرد سیستم تلفن شامل مواردی مثل ساخت داخلی، تهیه گزارش تماس، دسترسی به فایل مکالمات ضبط شده، صندوق صوتی، تغییرات ساده در تلفن‌گویا و … است.
عقد قرارداد پشتیبانی پس از پایان مراحل پیاده سازی تلفن VOIP
روند استفاده از این سیستم تلفن هوشمند صرفا به پیاده سازی ویپ منهی نمی‌شود. این سیستم تلفن یک تکنولوژی ارتباطی نوین است که مزایای زیادی را برای یک کسب‌و‌کار می‌تواند داشته باشد و در مقابل نیازمند مراقبت نیز خواهد بود. پس از آنکه سیستم تلفن شما نصب و راه‌اندازی شد برای پشتیبانی و مراقبت از سیستم می‌توانید با همان شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ قرارداد پشتیبانی ماهانه، فصلی یا سالیانه تنظیم کنید. حضور یک شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ برای مراقبت از سیستم تلفن باعث می‌شود کمترین خطا را در ارتباطات تلفنی خود داشته باشید. پشتیبانی ویپ می‌تواند به صورت کارشناس مستقر در محل، حضوری – مقطعی و از راه دور به وسیله تلفن و نرم‌افزارهای ریموت باشد. بنابرین پشتیبانی ویپ یکی از مهم‌ترین موارد در پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ خواهد بود.
امیدواریم از غافله ارتباطات نوین سیستم‌های تلفنی VOIP عقب نمانید!
تکنولوژی‌های ارتباطی مثل یک غافله در حال گذر هستند و اگر به موقع سوار آن نشوید بدون شک عقب می‌مانید و اگر دیر اقدام کنید ممکن است زمانی که باید برای پیشرفت کسب‌و‌کارتان صرف کنید، برای رسید به غافله بگذارید! حضور ارتباطات تلفنی در دنیای امروز بسیار ملموس است به طوری که برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان سیستم تلفن قلب تپنده آن‌ها محسوب می‌شود و اگر این قلب دچار اختلال باشد ممکن است خسارات جبران ناپذیری را به سازمان یا کسب‌و‌کار وارد کند.
در این مقاله آموزشی تلاش کردیم با توجه به تجربیات و سابقه‌ای که در پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ داشته‌ایم مراحل پیاده سازی VOIP را برای آگاهی مدیران شرکت و سازمان‌ها با زبانی ساده شرح دهیم تا بتوانید به بهترین شکل پروژه خود را مدیریت کرده و از روند اجرا اطلاعات کافی داشته باشید.