تراز آزمایشی از مفاهیم اصلی حسابداری محسوب می‌شود و انجام صحیح آن اهمیت بسیاری دارد. این مفهوم گاها با ترازنامه اشتباه گرفته می‌شود، اما این دو مقوله از یکدیگر جدا هستند و تفاوت‌های عمده‌ای دارند. به همین منظور در این مقاله قصد داریم به تعریف تراز آزمایشی بپردازیم و جزئیات آن را بررسی کنیم. همچنین به تفاوت‌های بین تراز آزمایشی و ترازنامه خواهیم پرداخت.
تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی (Trial balance) یکی از انواع گزارشات مالی در حسابداری است و در دسته صورت‌های مالی قرار نمی‌گیرد. این گزارش در واقع فهرستی از مانده حساب‌های دفتر کل است که توسط آن صحت ثبت اسناد اثبات می‌گردد. این گزارش اغلب در پایان ماه تهیه می‌شود و توازن مانده حساب‌های دفتر کل را مورد بررسی قرار می‌دهد. به بیان ساده‌تر، تراز آزمایشی با محاسبه جمع مانده حساب‌های بدهکار و بستانکار، صحت دریافت و پرداخت‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهد. در حال حاضر انجام این عملیات با نرم افزار حسابداری هوشمند نوین قابل انجام است که یک نرم افزار حسابداری ارزان قیمت و کاربردی است.
تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی
در دسته صورت‌های مالی یک واحد بی شک ترازنامه یکی از موارد مهم جهت بررسی امور اقتصادی است. این بخش همه اطلاعات مالی از واحد تجاری یا شرکت را در پایان دوره معلوم می‌کند. تراز نامه باید به یکی از دو فرم حسابی یا گزارشی تنظیم شود. بارزترین تفاوت این دو در ثبت دسته حساب‌ها است. یعنی در تراز نامه به مانده حساب دائمی پرداخته می‌شود ولی در تراز آزمایشی همه حساب‌های واحد اعم از دائم و موقت بررسی می‌شوند.
اهمیت تراز آزمایشی در چیست؟
برای درک منظور تهیه هر یک از این دو لازم است تعریف هر یک در مورد اسناد موجود در آن را مطالعه کنیم. پس از بررسی خواهید دید تراز آزمایشی در انتهای هر ماه کاری و ترازنامه در انتهای دوره مالی تهیه می‌شوند. بنابراین میتوان نتیجه گرفت تراز آزمایشی به منظور توازن مانده دفتر کل تهیه می‌شود در حالی که ترازنامه به بررسی شرایط اقتصادی واحد در پایان دوره مالی می‌پردازد.
توضیحی در خصوص انواع تراز آزمایشی:
تراز آزمایشی را می توان در شکل های گوناگونی ایجاد نمود.
1- تراز آزمایشی دو ستونی
2- تراز آزمایشی چهار ستونی
3- تراز آزمایشی شش ستونی
4- تراز آزمایشی هشت ستونی
تراز دو ستونی را میتوان یکی از روتین ترین و ساده ترین انواع تراز دانست.در این نوع از تراز، در دو ستون بدهکار و بستانکار، کلیه حساب های دفتر کل قرار خواهند گرفت. حتی با توجه به این مورد که می توان در ترازهای آزمایشی ستون های دیگری مانند گروه، کل، معین یا تفصیل قرار داد، اما در آخر این دو ستون بدهکار و بستانکار می باشند که باید برابر با هم قرار گیرند. معمولاً به این صورت است که ستون های دیگر تنها جهت ارائه اطلاعات اضافی در کنار این دو ستون قرار خواهند گرفت.
تراز آزمایشی 4 ستونی چیست؟
تفاوت تراز 4 ستونی با تراز 2 ستونی در این می باشد که در تراز آزمایشی چهار ستونی علاوه بر دارا بودن ستون بدهکار و بستانکار، دارای دو ستون گردش حساب نیز می باشد.
خدمات مالیاتی
به یاد داشته باشید یک نکته مهم در خصوص کلیه ترازهای آزمایشی وجود دارد و آن هم این است که در هر سطر از حساب های تراز آزمایشی فقط یکی از مقدارهای بدهکار یا بستانکار مقدار خواهند گرفت اما در ستون هایی که مختص گردش هستند هر 2 ستون امکان دارد که مقدار داشته باشند.
در شرایطی که اطلاعات مربوط به دفتر کل صحت داشته باشند و به شکل صحیح در تراز آزمایشی چهار ستونی وارد شوند، جمع مانده های دو ستون گردش حساب نیز همانند ستون های بدهکار و بستانکار با هم مساوی می‌شوند.
تراز آزمایشی 6 ستونی چیست؟
لازم است بدانید که در تراز آزمایشی 6 ستونی این امکان برای شما فراهم می‌گردد که گردش حساب پیش از دوره را نیز نشان دهید. این معنی می باشد که دقیقاً برخلاف آنچه در ترازهای دو ستونی و چهار ستونی، گردش حساب در یک بازه زمانی تهیه می‌گردد. بعنوان مثال اگر مقصودتان این باشد که تراز آزمایشی 6 ستونی یک آبان تا سی آبان را تهیه نمایید 2 ستون اول گردش حساب از ابتدای سال تا 1 آبان را نشان می دهد، دو ستون بعدی گردش حساب 1 آبان تا 30 آبان و 2 ستون آخر مانده حساب بدهکار-بستانکار را به شما نمایش می دهد.
تراز آزمایشی 8 ستونی چیست؟
تراز هشت ستونی بسیار مشابه تراز آزمایشی شش ستونی می باشد. البته با این تفاوت که مانده اول دوره مالی که در نتیجه بستن حساب در انتهای دوره مالی قبلی به دوره مالی جدید منتقل شده در دو ستوان جدا به نمایش درمی آید. لازم به ذکر است که این اطلاعات جهت تصمیم گیری به استفاده کنندگان تراز آزمایشی کمک شایانی می نماید.
اصلاح اشتباهات در تراز آزمایشی چگونه است؟
ابتدا برای تهیه تراز آزمایشی لازم است نام حساب ها و مانده آن را در ستون بدهکار یا بستانکار یادداشت کنیم. در آخر حتماً باید حاصل مجموع مانده حساب های بدهکار و بستانکار با هم برابر شده باشند.در شرایطی که مانده ها برابر نشده باشند، یا اینکه در مراحل ورود اطلاعات مانده حساب به ستون های بدهکار و بستانکار اشتباهی شکل گرفته است و یا اطلاعاتی که در دفتر کل ثبت شده اند دچار مشکل یا اختلاف می باشند. برابر نبودن در مجموع مانده های ستون های بدهکار و بستانکار در تراز آزمایشی این را نشان می دهند که یک مشکل در امور وجود دارد. جالب است بدانید که با استفاده از این تراز می توان خیلی از اشتباهات را در طول یک دوره مالی شناسایی نمود تا در پایان آن دوره با مشکلات زیادی رو به رو نشویم.
انواع تراز آزمایشی
این گزارش به شکل‌های مختلفی تهیه می‌شود که مهمترین آنها عبارتند از تراز دو ستونی، تراز چهار ستونی، تراز شش ستونی، تراز هشت ستونی، تراز سلسله مراتبی، تراز ده ستونی و تراز هشت ستونی با گردش کل. در حال حاضر امکان تهیه این ترازها به کمک نرم افزار حسابداری شرکتی وجود دارد. در ادامه به صورت مختصر به تعریف هریک از این انواع خواهیم پرداخت.
-تراز آزمایشی دو ستونی
یکی از ساده‌ترین و پر کاربردترین انواع، تراز دو ستونی است. این گزارش تنها شامل دو ستون بدهکار و بستانکار است که جمع مانده هر یک از این ستون‌ها باید برابر باشند. در برخی موارد ممکن است یک یا چند ستون دیگر نیز برای درج اطلاعات بیشتر در این گزارش وجود داشته باشند، اما تنها دو ستون اصلی وجود دارد که همان ستون بدهکار و بستانکار است.
-تراز چهار ستونی
در این گزارش مانند مورد قبلی ستون‌های بدهکار و بستانکار جز ستون‌های اصلی هستند که علاوه بر آنها دو ستون گردش حساب نیز وجود دارد. در این مورد جمع مانده این دو ستون نیز باید مانند ستون‌های بدهکار و بستانکار برابر باشند.
-تراز شش ستونی
این گزارش جزئیات بیشتری را در بر می‌گیرد. در حقیقت این تراز گردش مالی بازه زمانی پیش از دوره را نیز نمایش می‌دهد. ستون‌های این گزارش عبارتند از: ستون بدهکار و بستانکار، دو ستون برای گردش مالی دوره برای هر کدام و دو ستون که گردش‌های مالی ابتدای سال مالی تا قبل از دوره را نشان می‌دهند. به طور کلی این تراز نسبت به دو نوع قبلی کامل‌تر است.
-تراز آزمایشی هشت ستونی
تراز هشت ستونی تا حدود زیادی با نوع شش ستونی یکسان است، اما علاوه بر ستون‌هایی که از آنها نام بردیم دو ستون دیگر نیز در این تراز وجود دارند که مانده ابتدای دوره مالی در آنها درج می‌گردد. به بیان دیگر این تراز اطلاعاتی از دوره مالی قبلی را نیز به نمایش می‌گذارد که همان مانده حساب دوره قبلی است. این گزارش از کامل‌ترین انواع تراز محسوب می‌شود و اطلاعات مفیدی را در اختیار شما می‌گذارد.
-تراز سلسله مراتبی
تراز سلسله مراتبی سطوح پایین‌تر حساب‌ها را نیز نشان می‌دهد. همچنین در صورت وجود گردش تفصیلی، این مورد نیز به نمایش گذاشته می‌شود.
-تراز ده ستونی
این گزارش همان تراز هشت ستونی است که دو ستون گردش کل حساب نیز به آن افزوده شده است.
-تراز هشت ستونی با گردش کل
این تراز تا حدود زیادی مشابه با تراز ده ستونی است که در این تراز دو ستون جمع کل نیز به آن افزوده شده است. این دو ستون از چهار ستون اولیه تراز شش ستونی تهیه می‌گردد، بر خلاف تراز ده ستونی که گردش کل شش ستون اول در ان لحاظ می‌شود.
ترازنامه چیست؟
ترازنامه (Balance Sheet) به گزارشاتی گفته می‌شود که توسط حسابدار تهیه شده و وضیعت مالی مجموعه را در سال گذشته شرح می‌دهد. ترازنامه جز صورت‌های مالی اساسی است که با نام صورت وضعیت مالی یا بیلان نیز شناخته می‌شود. اصل این گزارش برپایه “سرمایه + بدهی = دارایی” است که به آن معادله اصلی حسابداری گفته می‌شود. این گزارش منعکس کننده تاثیر دوره مالی بر روی مجموعه است که دریک تاریخ مشخص ثبت می‌شوند.
گزارشات ترازنامه در تصمیم‌گیری‌ها نقش مهم و بسزایی دارد زیرا نشان دهنده میزان سرمایه‌گذاری صاحبان شرکت و همینطور میزان بدهی و دارایی شرکت است. درواقع یک چشم‌انداز کلی از شرکت به مدیران ارائه می‌دهد. در پایان سال مالی حسابداران با تحلیل ترازهای آزمایشی یک ترازنامه تهیه می‌کنند که عملکرد شرکت در طی سال تمام شده را نشان می‌دهد. یکی از مزایا و کاربرد‌های این عملکرد، مدیریت بودجه و تنظیم زمان‌های پرداخت بدهی است که باعث تنظیم شدن فعالیت‌های شرکت می‌شود.
نکاتی که در تهیه ترازنامه حسابداری مهم است!
• قسمت عنوان: در این قسمت اطلاعاتی مانند نام گزارش یا صورت مالی گزارش، نام واحد اقتصادی و تاریخ گزارش ثبت شده است.
• واحد اندازه گیری: واحد اندازه گیری رویدادهای مالی، ارز رایج هر کشور است که در بالای ترازنامه‌ها درج می‌گردد.
• ترتیب نوشتن دارایی‌ها: اقلام دارایی با ترتیب خاصی نوشته می‌شوند. ابتدا دارایی‌هایی که در جریان عادی عملیات زودتر تبدیل به نقد می‌شوند و بعد از آن دارایی‌هایی که دیرتر نقد می‌شوند.
• ترتیب نوشتن بدهی‌ها: بدهی‌ها با توجه به تاریخ سررسید ثبت می‌شوند.
به طور کلی مهمترین قسمت بخشی است که در آن اطلاعاتی از جمله دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه مالک درج شده است. این اطلاعات مربوط به منابع اقتصادی، تعهدات اقتصادی و حق مالی صاحب سرمایه است.
- تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی (تراز کل)
مهمترین تفاوت این دو گزینه در این است که ترازنامه یا تراز کل یک صورت مالی است اما تراز آزمایشی در دسته گزارش‌ها قرار می‌گیرد که در حسابداری بین این دو مورد تفاوت‌های اساسی وجود دارد. در ادامه از بقیه تفاوت‌های این دو مورد نام برده و هر یک را بررسی می‌کنیم:
ترازهای آزمایشی نیاز به حسابرسی ندارند در صورتی که ترازنامه حتما باید حسابرسی شود. تراز آزمایشی عموما در پایان هر ماه تهیه می‌شود اما ترازنامه در پایان دوره مالی تنظیم می‌گردد. در تراز آزمایشی به حساب‌های دائم و موقت پرداخته می‌شود، در حالی که در ترازنامه تنها مانده حساب دائمی آورده می‌شود. تراز آزمایشی بیشتر به منظور بررسی و کنترل گردش‌های مالی تهیه می‌شود، اما تنظیم ترازنامه الزامی است و در پایان هر دوره باید تهیه شود.
- تراز آزمایشی اصلاح شده و اصلاح نشده
همانطور که قابل حدس است، تراز آزمایشی اصلاح نشده همان تراز آزمایشی اولیه است که تعدیلات و همچنین اصلاحات دفاتر در آن لحاظ نشده است. این گزارش لازم است طبق دفاتر تعدیل شده اصلاح گردد تا در نهایت به نسخه اصلی یا همان نسخه اصلاح شده تبدیل شود.
ترازنامه در نرم افزار حسابداری هوشمند نوین
امروزه انجام امور حسابداری عمدتا به صورت هوشمند و نرم‌افزاری انجام می‌شوند و یکی از بهترین ابزارهایی که می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند، نرم افزار حسابداری هوشمند نوین است. از مزایای این روش نسبت به روش‌های سنتی میتوان به سرعت بخشیدن به انجام کارها و کاهش احتمال خطا و اشتباه اشاره کرد. همچنین با استفاده از این نرم‌افزار هوشمند امکان گم شدن و از دست رفتن اسناد و مدارک حسابداری وجود نخواهد داشت و می‌توانید از این بابت خیالی آسوده داشته باشید. با استفاده از این نرم‌افزار شما می‌توانید در پایان دوره‌های مالی ترازنامه شرکت خود را تنظیم کنید.
تراز آزمایشی و ترازنامه دو مورد از مفاهیم ضروری در علم حسابداری هستند که دانستن تفاوت‌های آنها برای مدیران شرکت‌ها و همچنین افرادی که امور حسابداری را انجام می‌دهند ضروری است. در حال حاضر تهیه این صورت‌ها و گزارشات مالی با استفاده از نرم‌افزارهای هوشمند تسهیل شده است که استفاده از آنها مزایای بسیار زیادی دارد. در این مقاله به تعریف این دو مقوله و اصلی‌ترین تفاوت‌های آنها پرداختیم. امیدواریم مطالب این صفحه برای شما مفید واقع شده باشد.
منبع:
https://www.hnovin.com/what-is-trial-balance/
https://saharrahnama.ir/experimental-balance-report/